Niveau 2 - Systèmes

Production d'un texte électronique

Lorsqu'une publication est en processus de production, il faut s'assurer que les auteurs originaux fournissent une explication textuelle complète des photos pertinentes, des graphiques et de tout élément visuel.

Dans le même ordre d'idées, si le produit est dans un format multimédia, il faut s'assurer que tous les éléments vidéo et audio comprennent une transcription. De cette manière, les renseignements peuvent facilement être convertis dans n'importe quel autre format alternatif et/ou substitut.

Étapes à suivre pour consulter l'aide-mémoire

1. Utiliser un langage simple

Une enquête effectuée par la société de sondage Décima a démontré que 75 p. 100 des Canadiens trouvent que les renseignements concernant les programmes gouvernementaux sont trop difficiles à comprendre. Rédigez des textes aussi clairs et faciles à lire que possible et expliquez tous les termes techniques et les acronymes afin de faciliter la compréhension pour tous les lecteurs et la conversion en d'autres formats.

Liens proposés

Base de données en alphabétisation des adultes
Secrétariat national à l'alphabétisation (DRHC)
Plain Language Association International (comprend des exemples)

2. Utiliser une table des matières en mode texte pour l'organisation

Dans le fichier de texte électronique, tous les textes sont organisés avec des sections de table des matières, et non des numéros de pages, car les formats élaborés à partir d'un modèle n'auront pas les mêmes numéros de pages. Les documents en gros caractères, par exemple, nécessiteront un nombre plus élevé de pages que le produit imprimé de façon traditionnelle. Rédigez la table des matières le plus simplement possible.

3. Organiser tous les éléments visuels et multimédias

C'est une bonne idée de garder tous les éléments visuels et non textuels en les identifiant par types et par numéros, par exemple : graphique 5; photo 21; diagramme à secteurs 1; audioclip 6. D'ailleurs, l'indexation de tous les éléments non textuels peut faciliter leur localisation pour les mettre à jour ou pour les remplacer.

4. Signaler les explications textuelles

Assurez-vous d'associer l'élément non textuel à sa description et signalez ensuite la fin de la description (voir l'exemple de graphique au haut de cette page).

5. Diagrammes, graphiques, tableaux et cartes

En expliquant des éléments visuels complexes, commencez par identifier le format, tel que «diagramme» et présentez ensuite le titre, le but et la signification des données en question.

6. Utilisez le sous-titrage explicatif

Si vous avez un sous-titre pour une photo ou autre élément visuel, l'explication du texte intégral et le sous-titrage original peuvent être exactement pareils. Présentez simplement votre sous-titre en apportant davantage d'explications qu'il serait habituellement nécessaire en fournissant une signification complète.

7. Indiquez les références si l'explication se trouve dans le texte

Si vous avez déjà fourni une explication approfondie d'un élément visuel à l'intérieur du corps du texte de votre publication, il n'est pas nécessaire de répéter l'explication. Présentez plutôt un renvoi à l'élément visuel à l'intérieur du texte, par exemple :

«Il y a eu une augmentation de 10 p. 100 des catastrophes météorologiques depuis 1985 (diagramme 15).»

8. Sauvegarder en deux formats

Il est recommandé de sauvegarder le fichier maître de texte électronique dans un programme de traitement de texte (tel que Microsoft Word ou Corel WordPerfect) en utilisant les spécifications pour les gros caractères. Cette version du fichier comprendra les caractères gras, les différentes tailles de la police et d'autres attributs contenus dans les directives concernant les gros caractères et facilitera la conversion en une publication standard, à gros caractères ou présentée dans le Web avec un besoin minimal de reformater le texte.

Cependant, si le fichier est utilisé en tant que format alternatif et/ou substitut et envoyé aux personnes par courriel ou sur une disquette, il se peut que ces personnes n'aient pas le logiciel nécessaire pour lire le fichier. Il est donc recommandé de sauvegarder le fichier en format texte MS-DOS. Cette version peut être importée dans presque tous les programmes de texte ou de dessin. Il est important de souligner que le format texte MS-DOS supprimera toutes les mises en forme (caractères gras, souligné, etc.) et utilisera la même police par défaut (habituellement la police courier 10 points).

Utiliser et distribuer la version de traitement de texte en gros caractères ou la version texte MS-DOS, selon les besoins. En entreposant les deux formats du fichier, vous pouvez maximiser l'utilisation du texte électronique.

9. Stockage du contenu de vos publications

Le fichier de texte électronique peut être stocké avec tous les éléments visuels et non textuels sur une disquette ou sur un autre système de stockage et identifié (titre de la publication) en tant que fichier maître.

10. Utilisation du fichier de texte électronique

Le fichier de texte électronique d'une publication, accompagné des fichiers non textuels, peut être utilisé par les fournisseurs pour créer la publication en d'autres formats, comme dans les exemples suivants.

Publications standard et en gros caractères : un concepteur utiliserait le texte électronique sans les explications textuelles.

Sites Web accessibles : un webmestre effectuerait un transfert, en utilisant les fonctions copier et coller, du fichier de texte électronique à des pages Web. L'explication textuelle pour chaque élément visuel serait utilisée comme étiquette "ALT". Il s'agit de codes de page Web qui tiennent compte des descriptions textuelles pour les éléments visuels. Ils peuvent être convertis en gros caractères, en document sonore ou en braille et permettre l'accès aux personnes aux prises avec un handicap visuel. (Utilisez votre clavier pour aller au haut de cette page ou déplacez votre souris sur le graphique de cette page et vous verrez apparaître le texte en code «ALT» à l'écran.)

Document sonore : un narrateur professionnel ferait la lecture du fichier de texte électronique.

Document en braille : un spécialiste du braille convertirait le texte électronique en braille.

Disquettes : le texte électronique peut être stocké sur une disquette pour être distribué.

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