Préparer des bureaux des commandes

Renseigner tous les intervenants concernant le processus de publication de formats alternatifs et/ou substituts et garantir que les clients peuvent commander ces formats aux mêmes endroits qu'ils commandent les publications originales.

Aide-mémoire concernant le processus de commande

Renseigner tous les intervenants :

Tous les intervenants de votre ministère, des personnes qui produisent les publications, autant le personnel interne que les fournisseurs, aux personnes qui reçoivent les commandes et qui envoient les produits, devraient savoir qu'il faut offrir les formats alternatifs et/ou substituts.

Intégration :

Les demandes pour des formats alternatifs et/ou substituts doivent être acceptées à tous les endroits où l'on produit des documents conventionnels dont les catalogues de produits, les numéros de téléphone sans frais et les sites Web.

Obligation de fournir un format accessible :

S'assurer que le personnel du bureau de commande ne refuse jamais une demande pour un format alternatif et/ou substitut. Si un employé du bureau des commandes n'est pas familier avec les formats alternatifs et/ou substituts, il doit transmettre la demande à une personne du ministère qui possède les connaissances nécessaires pour répondre à ces demandes.

Demander si le texte électronique peut être accessible :

Le personnel du bureau des commandes devrait demander aux clients dans quel format ils désirent avoir accès aux renseignements. Dans certains cas, une version électronique du texte intégral peut être envoyée par courriel, si le client a accès au courrier électronique, ou envoyée sur une disquette si le client a accès à un ordinateur.

Évitez de diriger tous les clients vers les sites Web et d'en faire une solution unique parce que, bien qu'Internet soit devenu très populaire, les clients n'y ont pas tous accès ou n'ont pas tous les habilités nécessaires pour naviguer correctement dans le Web.

Accepter les demandes envoyées dans des formats alternatifs et/ou substituts :

Certains clients pourraient utiliser un format alternatif et/ou substitut afin de commander une publication. Il faut être prêt à accepter les commandes effectuées de cette façon.

Exemple d'un bon de commande

Pour obtenir de l'aide lorsque vous remplissez votre bon de commande, consultez cet exemple.

Module suivant : Planification des communications.

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